VERANTWOORDELIJKE GUEST OFFICE (m/v/x)
Film Fest Gent is het grootste internationaal filmfestival van België dat filmmakers en de collectieve beleving van cinema centraal stelt. Het festival biedt een platform aan zowel aanstormend als gevestigd talent en presenteert hun films aan een divers publiek van professionals en liefhebbers. Het festival presenteert elk jaar in oktober een uitdagend programma van films, talks, concerten en nog veel meer en haalt hiervoor meer dan 100.000 bezoeken. Het festival is ook internationaal toonaangevend door de focus op filmmuziek en de organisatie van de World Soundtrack Awards.
Wat moet je doen?
Tot de start van de medewerkers film en filmmuziek volg je, in overleg met de programmatoren, de uitnodigingen voor het (inter)nationaal talent op en maak je de praktische afspraken, rekening houdend met financiële en organisatorische haalbaarheid
Je vervolledigt en stuurt het team gastendienst aan dat bestaat uit tijdelijke medewerkers, stagiairs en vrijwilligers
Je volgt de gemaakte afspraken op met de externe partners (hotels, reisagent, restaurants, producenten…)
Je maakt praktische afspraken met interne medewerkers (hospitality, sponsoring, productie, pers en communicatie, boekhouding…)
Je documenteert alle afspraken en zorgt voor correcte input in de database
Je coördineert en controleert de draaiboeken film en filmmuziek binnen de gastendienst en optimaliseert of springt bij waar nodig
Je staat in voor de budgettaire opvolging van de gastendienst en rapporteert hierover aan de algemeen directeur
Wat is jouw profiel?
We zoeken een discrete, goed georganiseerde professional die zorgt voor een warme en efficiënte gastendienst, zowel in de voorbereiding als tijdens het festival.
Je hebt minstens 5 jaar relevante werkervaring
Je hebt ervaring met het aansturen van een team
Je bent administratief sterk en snel vertrouwd met nieuwe software
Je communiceert helder en professioneel in het Nederlands, Engels én Frans
Je presteert goed onder druk en speelt flexibel in op last-minute wijzigingen
Diverse teams zijn sterke teams. FFG ijvert voor gelijke kansen en diversiteit en selecteert op kennis, ervaring en motivatie ongeacht gender, afkomst en leeftijd.
Wat kunnen wij jou bieden?
Een verantwoordelijke functie binnen een internationaal filmfestival
Een voltijdse overeenkomst van 6 juli tot 31 oktober 2026
Vergoeding volgens barema PC 304
Terugbetaling van je woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer
Solliciteren
Wil je graag deel uitmaken van het FFG-team 2026?
Stuur dan uiterlijk 3 juni 2026 je cv en motivatie naar marijke@filmfestival.be met in het onderwerp “Vacature verantwoordelijke gastendienst”.
Meer info
filmfestgent.be