Medewerker PARTNERSHIPS & HOSPITALITY EVENTS

Wat ga je doen?

Als ‘Medewerker partnerships & hospitality events’ sta je in voor de administratieve en praktische opvolging van partnerships en de organisatie van hospitality events tijdens het filmfestival. Hiervoor word je aangestuurd door en rapporteer je aan de 'Coördinator Partnerships, Hospitality en Productie’. Voor de uitvoering van de taken stuur je één stagiair of vrijwilliger aan die het team ondersteunt.

• Je zorgt voor een correcte voorbereiding, opvolging en administratie van de afspraken met partners en business klanten. Je volgt dit o.a. op in een CRM systeem. Hiervoor krijg je een opleiding;

• Je verzorgt de administratieve afhandeling en praktische opvolging van de visibiliteit voor partners in drukwerk, spots en pancartes

• Je bent verantwoordelijk voor de praktische opvolging van het uitsturen van tickets naar partners en business genodigden via Ticketmatic (ticketsysteem). Hiervoor krijg je een opleiding.

• Je ondersteunt de coördinator in de prospectie en verkoop van hospitality events;

• Je zorgt voor een nauwkeurige opvolging van de facturatie van de verkoop van hospitality events;

• Je bent verantwoordelijk voor een nauwkeurige opvolging van de eventplanning voor partner- en businessevents en integreert dit in de algemene dagplanning van Film Fest Gent;

• Je ondersteunt de coördinator in de planning voor catering en communiceert zorgvuldig met de festivalcateraar.

• Je rolt de planning uit voor de publieksbegeleiders voor de partner- en businessevents;

• Je brieft en coördineert de publieksbegeleiders tijdens de hospitality events en bent hun contactpersoon bij problemen. Je helpt hen bij een vlotte uitvoering van de publieksbegeleiding;

• Je staat in voor een professioneel onthaal van de partner en business genodigden op het festival;

• Je stuurt één stagiair of vrijwilliger aan die het hospitality team ondersteunt;

• Je zorgt voor een algemene vlotte samenwerking met alle partners op vlak van partnerships en hospitality events.

Wat is je profiel?

Diverse teams zijn sterke teams. FFG ijvert voor gelijke kansen en diversiteit en zet in op kennis, ervaring en motivatie ongeacht geslacht, herkomst en leeftijd.

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in eventmanagement, communicatie en marketing of soortgelijke functie.

• Je bent sterk in plannen en organiseren

• Je hebt een klantvriendelijke en probleemoplossende houding

• Je kan foutloos communiceren via telefoon en e-mail in Nederlands (niveau C1, C2) en Engels (B1/B2)

• Je werkt administratief nauwkeurig en gestructureerd

• Je kan je flexibel opstellen en goed functioneren in stressvolle situaties

• Je hebt sterke digitale skills: je bent vlot in het leren en gebruiken van een nieuwe software (ticketsysteem en CRM)

• Je bent proactief en kan zowel autonoom als in team werken

• Je bent geboeid door de wereld van film en cultuur

Wat kunnen wij jou bieden?

• Een boeiende werkervaring binnen een internationale festivalcontext

• Een overeenkomst van bepaalde duur: voltijds in augustus, september en oktober 2024

• Terugbetaling openbaar vervoer of fietsvergoeding

Is je interesse gewekt?

Stuur je motivatiebrief en CV uiterlijk op 17 mei naar jessica@filmfestival.be. Gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 27 mei.