VAF Kinepolis ING
World soundtrack awardsWSA

Privacy & disclaimer

Internationaal Filmfestival van Vlaanderen vzw (hierna “Film Fest Gent”) hecht veel belang aan de bescherming van jouw privacy. We verwerken de informatie die we over jou verzamelen in overeenstemming met de Belgische Wet betreffende de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming die in voege gaat vanaf 25 mei 2018.

Indien je na het doornemen van onze privacyvoorwaarden vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via:

Internationaal Filmfestival van Vlaanderen vzw
Film Fest Gent - Privacyafdeling
Leeuwstraat 40b
9000 Gent

privacy@filmfestival.be

Welke gegevens verzamelen we?

De persoonsgegevens die we van je kunnen verzamelen, zijn:

  • Naam, geboortedatum en geslacht
  • Contactgegevens zoals postadres, e-mailadres, telefoonnummer(s)
  • Transactiegeschiedenis
  • Bijzondere toegangsnoden (bijvoorbeeld wanneer je een handicap hebt die rolstoeltoegankelijkheid, audiodescriptie, ringleiding of andere voorzieningen vereist)
  • Details van websitebezoeken zoals traffic data, locatiegegevens, demografische gegevens, besturingssysteem, browsergebruik, en je device.
  • Foto’s en video’s die we gebruiken voor promotionele doeleinden
  • Voor pers, (film)professionals en sommige abonnementsformules gebruiken we persoonlijke toegangspassen met pasfoto
  • Andere persoonlijke achtergrondinformatie die je ons bezorgt, bijvoorbeeld wanneer je bij ons solliciteert, je verhaal met ons deelt (via interviews, enquêtes, …) of op andere wijze met ons communiceert.

Wanneer verzamelen wij jouw gegevens?

Rechtstreeks via jou

Bijvoorbeeld:

  • Wanneer je je registreert voor een actie of evenement
  • Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief
  • Wanneer je deelneemt aan een wedstrijd
  • Wanneer je een film, partituur of ander artistiek werk indient voor het festival
  • Wanneer je tickets aankoopt
  • Wanneer je iets aankoopt in onze webshop
  • Wanneer je bij ons solliciteert
  • Wanneer je je bij ons aanmeldt als professional of als pers
  • Wanneer je op een andere manier contact met ons hebt (opgenomen)

We houden bij welke e-mails we je hebben gestuurd, en kunnen nagaan of je die hebt ontvangen of geopend om ervoor te zorgen dat we je de meest relevante informatie toesturen. We kunnen vervolgens ook alle online acties, zoals bijvoorbeeld het kopen van een ticket op onze website, opvolgen. 

We kunnen jouw persoonsgegevens ook verzamelen

  • Wanneer je gebruik maakt van onze website en/of apps (tracking tools zoals browsercookies en webbakens)
  • Via partners die persoonsgegevens voor ons verwerken (software voor de ticketverkoop, betalingsservices, etc.)
  • Via derde personen (zoals familie of vrienden) die ons namens jou contacteren. Wanneer dit voorvalt, en het is praktisch niet mogelijk voor ons om je onze privacyvoorwaarden kenbaar te maken, kunnen we deze persoon vragen om je onze privacy policy te bezorgen

Externe bronnen

We kunnen ook informatie verwerven van andere of externe bronnen die ons een beter zicht bieden op ons breed publiek en hoe we onze communicatie- en marketingmethodes kunnen verbeteren. Deze bronnen omvatten:

Cookies

Zoals de meeste websites, ontvangen en bewaren we bepaalde details wanneer je de website van Film Fest Gent bezoekt. We gebruiken cookies om onze website en de manier waarop je onze website gebruikt beter te maken. Een cookie is een klein tekstbestand dat naar je browser wordt gestuurd, zodra je een website raadpleegt. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen. Het gebruik van cookies betekent dat een website jou en je voorkeuren onhoudt, en dus ook online transacties mogelijk maakt. Het helpt ons ook na te gaan hoe je onze website gebruikt, hoe we jouw gebruikservaring kunnen verbeteren en en hoe we jou en de rest van ons publiek het beste op de hoogte kunnen brengen van evenementen waarin je geïnteresseerd kan zijn.

Wat zijn pixel tags of web beacons?

Het betreft een webtechnologie die toelaat het gebruik van een website na te gaan. De verzamelde gegevens zijn anoniem, evenwel kan ook het IP adres of de Facebook ID van de website bezoeker worden opgeslagen. De bedoeling is ernaar te streven om de bezoekers van de website de voor hen relevante reclameboodschappen mee te delen.

Cookiebeleid

Wij gebruiken drie verschillende soorten cookies op onze website om het surfen voor jou aangenamer te maken. Bezoek je onze website, dan ga je akkoord met deze cookies. Wij slaan jouw voorkeuren op, waarna je kan verder surfen.

Absoluut noodzakelijke cookies

Deze cookies kunnen niet geweigerd worden omdat ze nodig zijn om onze website te bezoeken en om de door jou gevraagde functies te laten werken. Na je bezoek aan onze website worden ze automatisch verwijderd, behalve de cookie waarin je voorkeuren zijn opgeslagen.

Functionele cookies

Deze cookies slaan jouw persoonlijke voorkeuren (bijvoorbeeld jouw taalkeuze) en lokaal surfgedrag op waardoor je een meer gepersonaliseerde surfervaring krijgt. Bovendien dienen zij om statistieken te maken en het websitegebruik te analyseren zodat het surfen voor jou aangenamer wordt.

Cookies, pixel tags, web beacons of plugins van derden

Film Fest Gent werkt samen met derden om bepaalde inhoud en functies aan te bieden. Het betreft YouTube-video’s, Facebook-links, Twitter-links of plugins naar deze of andere sociale media. Zo gebruiken we bijvoorbeeld de AddThis-plugin om artikels op eenvoudige wijze te delen vanaf onze website.

Via deze cookies, pixel tags, web beacons of plugins kan Film Fest Gent bepaalde verzamelde gegevens gebruiken om doelgerichte reclameboodschappen weer te geven of te laten weergeven op haar website, sites van derden of sociale media.

Derde partijen

Je gegevens kunnen met ons worden gedeeld door onze ticketservice Ticketmatic en de  onafhankelijke payment service provider Mollie, enkel wanneer je je ticket online koopt.

Ingeval we een evenement in coproductie met een (of meerdere) derde partij(en) organiseren, kunnen persoonlijke gegevens met ons worden gedeeld ter bevordering van de praktische uitwerking ervan.

Social media

We gebruiken sociale media om berichten en updates over onze evenementen en nieuwsitems te verspreiden. Soms beantwoorden we ook reacties of vragen die jullie aan ons richten via socialemediaplatformen. De kans bestaat dat je advertenties van ons te zien krijgt op sociale media die zijn afgestemd op jouw interesses. Lees onze cookie policy voor meer informatie.

Afhankelijk van je instellingen en de privacyvoorwaarden van de socialemediakanalen en berichtenservices (zoals Facebook, LinkedIn of Twitter) die jij gebruikt, kunnen we anonieme demografische of analytische informatie van deze kanalen ontvangen die ons in staat stellen om het bereik en de doeltreffendheid van onze advertenties te evalueren.

Publiek beschikbare informatie

Dit kan gaan over informatie die we terugvinden op publieke websites, je cv op je (professionele) website of informatie die werd gepubliceerd in artikels of kranten. We kunnen persoonlijke contactgegevens gebruiken die terug te vinden zijn in online (en publiek raadpleegbare) databanken in gevallen van last minute programmawijzigingen of noodgevallen, maar zullen deze info niet gebruiken voor marketingdoeleinden.

Professioneel gebruikte e-mailadressen die we terugvinden in een openbare bron, zoals de contactpagina op de website van een organisatie, kunnen worden gebruikt om informatie te verschaffen over onze werking (enkel indien er een duidelijk verband of mogelijke samenwerking is tussen de organisatie en de werking van Film Fest Gent). Het is ten allen tijde mogelijk ons te vragen deze e-mails niet meer te ontvangen.

Onze basisvoorwaarden voor het verwerken van jouw gegevens, en waar we je gegevens voor gebruiken

We streven ernaar duidelijk te zijn (a) wanneer we je gegevens verzamelen en (b) niets te doen wat je redelijkerwijs niet zou verwachten van ons.

We kunnen jouw persoonlijke gegevens verwerken in de volgende gevallen:

  • Omdat het nodig is voor de uitvoering van een aangegaan contract met ons. Bijvoorbeeld: als je een ticket bij ons hebt aangekocht of hebt deelgenomen aan een wedstrijd, zullen we jouw gegevens moeten gebruiken om het ticket of de prijs bij jou aan te leveren
  • Omdat het in ons legitieme belang is om dat te doen. Bijvoorbeeld: we kunnen je persoonlijke gegevens gebruiken om je interesses beter te begrijpen, om research te doen naar mogelijke bezoekers, om onze communicatie op jouw voorkeuren af te stemmen en/of om je een uitzonderlijke belevenis te bezorgen op onze evenementen.  We kunnen ook informatie verzamelen over hoe je onze diensten (zoals o.a. onze website) gebruikt om ons klantenbestand te analyseren en onze processen te verbeteren. Film Fest Gent legt ook film-, foto- en audiomateriaal vast dat kan gebruikt worden voor promotionele doeleinden op haar website, socialemedia-accounts en andere dragers op basis van haar legitieme belangen voor verwerking wanneer het niet nodig, wenselijk of haalbaar zou zijn om om je specifieke toestemming te verkrijgen (we kunnen bijvoorbeeld specifieke toestemming vragen voor opvallend of impactvol gebruik van fotomateriaal, maar doorgaans niet voor groepsshots, zichtbaarheid op de achtergrond of intern gebruik).

We kunnen jouw informatie (waaronder gevoelige persoonsgegevens) verwerken wanneer:

  • Dat nodig blijkt voor medische doeleinden (bijvoorbeeld bij een medisch noodgeval)
  • Dat nodig blijkt om jouw vitale belangen, of die van een andere persoon, te beschermen
  • We hier jouw toestemming voor hebben (bijvoorbeeld om de diversiteit van de Film Fest Gent-bezoekers na te gaan). We zullen je ook toestemming vragen om je informatie te bezorgen over producten, diensten en fondsenwerving die voor jou interessant zouden kunnen zijn (behalve waar het aangewezen is om ons te verlaten op onze legitieme belangen).

Jij hebt de controle

We kunnen je informeren over evenementen, screenings, concerten, webshop-aanbiedingen, voorverkoopdata en informatie over onze website.

Bijvoorbeeld: bij het openen van ons Festivaldorp, de start van de voorverkoop, de aankondiging van nieuwe evenementen en programma-updates, of updates over de bereikbaarheid van onze locaties, etc. Occasioneel kunnen we bij deze communicatie ook informatie toevoegen van partnerorganisaties of organisaties die ons ondersteunen. We willen het je makkelijk maken om ons te vertellen hoe je van ons wilt horen: je krijgt bij elke mail de mogelijkheid om je uit te schrijven of je voorkeuren aan te passen, maar je kunt ons ticketteam hier ook steeds telefonisch of via mail over contacteren.

Als je bent afgemeld voor marketingcommunicatie, nemen we mogelijks nog steeds contact met je op. We kunnen je bijvoorbeeld belangrijke informatie toesturen over de evenement(en) waar je tickets voor hebt gekocht, of je op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen. Deze communicatie is strikt informatief en enkel bedoeld om onze bezoekers essentiële dienstverlening aan te bieden.

Doorgifte aan derden

Mogelijks moeten we jouw gegevens vrijgeven, maar enkel in de volgende gevallen:

  • Wanneer we een evenement in samenwerking met een externe organisatie (zoals bijvoorbeeld Vooruit) organiseren, zodat zij ons kunnen bijstaan in de organisatie ervan
  • Wanneer je deelgenomen hebt aan een wedstrijd waarmee je prijzen van een derde partij hebt gewonnen en deze prijzen bij jou moeten worden bezorgd
  • Wanneer dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Deze organisaties zijn bijvoorbeeld de politie en andere agentschappen die instaan voor de bescherming en de opsporing van criminaliteit of regelgevende instanties.
  • Aan onze juridische adviseurs
  • Met als doel het naleven van de wet- of regelgeving
  • Gegevensverwerkers die handelen in overeenstemming met onze instructies en onderworpen zijn aan vertrouwelijkheidsverplichtingen
  • Organisaties waarvoor wij de ticketverkoop organiseren. Wanneer je een ticket koopt in onze webshop voor een evenement van een andere organisatie, zullen je naam, contactgegevens en het aantal tickets dat je hebt gekocht, worden gedeeld met de organisator. In dit geval is de organisator de gegevensbeheerder, en treedt Film Fest Gent op als gegevensverwerker

Wij verkopen geen persoonlijke gegevens aan externe organisaties, noch zullen wij jouw persoonlijke gegevens delen met andere organisaties of initiatiefnemers die niet in onze privacy policy zijn opgenomen voor hun eigen marketingcommunicatie.

Hoe we je gegevens veilig bewaren

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen en organisaties die namens Film Fest Gent van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • Er is een intern gedocumenteerd wachtwoordbeleid en toegangsbeheer op al onze systemen
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Ticketkopers

Je persoonlijke gegevens worden bewaard en verwerkt op de systemen van Film Fest Gent of systemen van leveranciers namens Film Fest Gent.

We werken samen met ticketing- en marketingsoftware Ticketmatic, die je contactgegevens bijhoudt en je interactie met Film Fest Gent registreert – zoals bijvoorbeeld ticketaankopen, donaties, lidmaatschappen, eventuele vragen of klachten en aanwezigheden op bepaalde evenementen. Waar mogelijk proberen we één rapport per klant te handhaven.

We proberen je gegevens steeds veilig te bewaren. De toegang tot klanteninformatie wordt strikt gecontroleerd: het Ticketmatic-systeem is enkel toegankelijk voor mensen die het nodig hebben om hun job uit te voeren.

Online aanvraagformulieren

Voor verschillende professionele doeleinden (zoals professionele en persaanvragen) gebruiken we online aanvraagformulieren. Hier worden naam, e-mail, adres en taalvoorkeuren opgevraagd met als doel om hen informatie te verschaffen over hun aanvraag en de festivalactiviteiten. Voor meer info over onze websiteserver en gegevensverwerker: lees verderop meer (respectievelijk Combell en Lavagraphics).

Onze geïntegreerde diensten en services

De Film Fest Gent Server – Yaska

Onze lokale server en computers zijn beveiligd met persoonlijke wachtwoorden en toegangsbeheer, waarvoor een intern gedocumenteerd beleid is opgesteld. Er is alleen externe toegang tot het netwerk en de servers mogelijk via VPN.

Hosting

Website

Deze website staat onder beheer van Internationaal Filmfestival van Vlaanderen vzw.

 Lavagraphics

Als webbouwer en -ontwerper staat Lavagraphics in voor de verwerking van op onze website ingevoerde gegevens. Met Lavagraphics is een verwerkersovereenkomst afgesloten conform de Europese wetgeving.

Combell

Onze webservers worden gehost door Combell. Combell verduidelijkt haar privacymaatregelen online in twee luiken. Via volgende links vind je alle informatie over hun security-maatregelen en de datacenter specificaties.

Lesterius en FileMaker Pro

Film Fest Gent gebruikt de hosting service van Lesterius voor FileMaker Pro voor CRM, planning en gegevensopslag. Lesterius houdt de vinger aan de pols wat betreft de privacy-wetgeving. Hun privacy policy kan je hier nalezen.

Ticketmatic

De ticketverkoop van Film Fest Gent loopt via het ticketingsysteem Ticketmatic. Ticketmatic maakt in geen geval gebruik van jouw gegevens, en verwerken die louter in onze opdracht. Zij hebben enkel toegang tot ons verkoopdashboard om een vlotte werking van het systeem te garanderen.

Mollie

Online betalingen verlopen via betalingspartner Mollie. Zij verwerken jouw betaalgegevens op onafhankelijke basis. Wij hebben zelf geen toegang tot jouw bankrekeningnummer of creditcardnummer, maar deze gegevens kunnen wel behandeld worden bij een terugbetaling waarvoor je ons contacteert. Hun privacy policy kan je hier nalezen.

Campaign Monitor

Film Fest Gent gebruikt Campaign Monitor voor het verzenden van nieuwsbrieven naar haar bezoekers. Campaign Monitor heeft inmiddels de Europese richtlijnen met betrekking tot dataverwerking toegepast in hun privacybeleid. Je vindt alle informatie in hun online Trust Center.

Shopify

De webshop van Film Fest Gent bevindt zich op het e-commerceplatform Shopify. Shopify verduidelijkt haar privacymaatregelen online in het Data Processing Addendum.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We kunnen je gegevens gedurende een periode van zeven jaar nadat je relatie met ons is beëindigd bewaren. Sommige informatie kan voor onbepaalde tijd worden bewaard voor historische, statistische of onderzoeksdoeleinden. Zoals hieronder vermeld heb je het recht om ons te vragen jouw persoonlijke gegevens uit onze databases te verwijderen.

Je rechten omtrent gegevensverwerking en -bewaring

Vanaf 25 mei 2018 heb je recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben. Bovenaan onze privacyvoorwaarden staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen vragen wij je daarbij om je adequaat te identificeren, en een kopie van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Ook kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Houd er steeds rekening mee dat bovenstaande rechten niet absoluut zijn, en dat we het recht kunnen hebben om verzoeken te weigeren wanneer uitzonderingen van toepassing zijn.

Laatst geüpdatet op 7 juni 2018

Online communicatie door Lavagraphics